業務マニュアル｜株式会社ウインズ

多くのお客様がお持ちの課題

社員によって業務のスキルに差があり、成果が大きくばらついてしまう
社員が自分のやり方で仕事をしてしまい、
会社が必要としているクオリティが満たせていない
社内で「暗黙のルール」ができあがっていて、
そのルールを知らない人がトラブルの原因となってしまっている
異動の引き継ぎで、十分な説明が無かったり、
必要な情報が文書になっていないので業務に支障をきたしている
新入社員の研修で、業務の説明や必要なスキルの指導が毎回異なっている

効率化の追求、人材不足などで、一人の業務量が明らかに多くなっています。その状況で、「何かを探す」、「調べる」、「人の話を聞く」、「人に説明する」などの業務も今まで以上に増えています。業務マニュアルがあればこのような時間を大幅に削減することができます。

いざ、業務マニュアルを
社内で作成しようとしても…業務マニュアル制作の課題

社内で作れる人が限られている
「わかりにくい」と社員が使ってくれない
イラスト主体で作りたいがノウハウがない
更新ができないので内容が陳腐化する
何を成果とするかが明確にできない

業務マニュアルを内製することは無理のない自然な運用だと思います。ただ実際には多くの課題があります。せっかく作っても使われない、更新が滞るなど、成果にたどり着くことは容易ではありません。

業務マニュアルが社内に定着すると…業務マニュアルに期待する効果

業務のミスやトラブルを減らせる
引継ぎでの漏れや伝え間違いを減らせる
限られた人しかできない業務を減らせる
秀でた社員の技能や知恵を共有できる
社員教育が効率的にできる

業務マニュアル整備の最初のゴールは、「各現場で使われること」です。続いてマニュアル活用が社内に定着すれば、経営課題のいくつかを解決する決め手になるはずです。属人的な傾向の現場であるならば、業務マニュアル活用の定着により成果が実感できると思います。

制作の特徴

ライターが一から原稿作成します。
わかりやすいイラストを新規作成します。
Wordなど扱いやすい形式で作成します。
内製化するための作成規準を提供します。
ウェブ形式など用途に合った形式で作成します。

業務マニュアルの形態、
使い方は目的によって異なります

一例をご紹介します

PDF：冊子スタイル。PDFを画面に表示して見たり、プリントや印刷をして使用します。
html：ウェブスタイル。検索機能を工夫して利便性を高めたり、補足情報、関連情報をリンクすることで充実した情報を扱うことができます。
動画：業務マニュアルの本文で、動画で説明するとよりわかりやすい箇所についてピンポイントでリンクを貼ったり、QRコードから閲覧します。またウェブ上の動画ライブラリから各説明動画を検索＆閲覧します。
FAQ：マニュアルの説明をQ＆A形式でまとめ、ウェブ上のインデックスから検索＆閲覧します。目次構成がシンプルなので更新が簡単にでき、スピーディーな運用が特徴です。

実績の一例

住宅メーカー様：新規開拓業務、施工規準
不動産・賃貸企業様：新規開拓業務
総合建設業様：製造工程の基本
鉄道会社様：設計・保守管理の基本（基礎編、実践編）
自動車部品メーカー様：業務システムの操作手順
工作機械メーカー様：サポートセンターでのお客様対応
プリンターメーカー様：特定分野向け新規開拓業務
ブライダルプロデュース会社様：初回ご来店のお客様対応
医療機器メーカー様：サービスエンジニアのお客様対応
ドラッグストアチェーン様：お客様への説明スキルを向上
スーパーマーケットチェーン様：パート従業員向けお客様対応向上
シティホテル様：法人担当営業のお客様対応のスキル向上

業務マニュアルを内製化するための
定着サポートをご提供しています

日常業務で「業務マニュアルを見る習慣」を定着させる

業務マニュアルをスマホなどですぐに見たいときにウェブで一元化しておくと大変便利です。修正、追加などの更新も編集ツールで簡単に内製できます。

FAQ

業務マニュアルを外部委託する目的は？: 初期商談でよくお聞きするお客様のお困りごとをご紹介します。
このような課題の解決に、業務マニュアルの整備をご提案しています。
・「担当者だけが業務をわかっている」という状態なので、退職、異動などの引継ぎが適切にできずミスやトラブルの原因となっている。
・納期遅れ、製品の不良、伝票処理の不備が続いていて、取引先から改善報告を要求されているが、正直何をすれば改善できるかわからない。
・業務の効率化が進まずコストダウンを実現できない中、現場からはさらに増員の依頼が来ている。

仕上がりイメージが持てないが？: 制作仕様が決まった時点で、ピンポイントの取材をしてページサンプルを作成します。
文章の書き方、イラストのテイスト、検索機能などをレビューし、仕上がりイメージを共有します。

対象業務は、業務アプリの操作、取引先対応、現場の技術継承まで多岐に渡るが大丈夫？: 業務マニュアルを作成するための知識の幅広い習得は、テクニカルライターの業務の1つなので柔軟に対応することができると考えます。特別専門性が高い業務理解については、そのような経験のある担当がいればピンポイントで対応します。

制作はどんな進め方になるのか？何を準備すればいいのか？: お手元にある資料などを用意いただき、不足している情報はヒアリングをしながらまとめていきます。ご担当者様に多くの時間を使っていただくような対応は基本的にありません。

専用の業務アプリは貸し出しできないし、工場の作業も資料のようなものはほとんどないが？: 弊社テクニカルライターが御社にお伺いして、御社の条件で取材をして情報収集をします。不足している情報はご担当者様のご負担にならない方法で入手します。

マニュアルを読み慣れていないので、説明文章を少なくして簡潔にまとめてもらいたいが？: まずは簡潔な説明文章でライティングを行います。また図示できることは文章の代わりにイラストでわかりやすく説明をします。

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